Licences pharmaceutiques en Japon

Cette fiche se limite aux médicaments à usage humain. La préparation et la délivrance en pharmacie, la vente par dépôt chez le client, les médicaments vétérinaires, les dispositifs médicaux et les produits de médecine régénérative relèvent de régimes distincts ; la PMDA précise que les médicaments vétérinaires relèvent du ministère de l’Agriculture, des Forêts et de la Pêche. [1]

L’entité responsable de la fabrication et de la mise sur le marché assure la gestion de la qualité et de la sécurité après commercialisation, le site de fabrication assure la fabrication, et les vendeurs exercent dans les lieux autorisés. L’importation en vue de la mise sur le marché exige également de vérifier conjointement l’entité japonaise responsable de la fabrication et de la mise sur le marché, le statut du produit et le dédouanement. [1] [2]

Les sources officielles consultées n’ont pas confirmé de capital minimal uniforme à l’échelle nationale, de forme sociale imposée ou de plafond général de participation étrangère ; ces éléments ne sont donc pas présentés comme des conditions. La désignation, par un fabricant étranger, d’une entité japonaise responsable de la fabrication et de la mise sur le marché constitue un dispositif d’accès des produits au marché, et non une interdiction ou une restriction générale des participations étrangères.

— Déterminer d’abord la classification des produits.

— Distinguer ensuite les activités relatives aux sites, à la fabrication, à la mise sur le marché et à l’importation.

— Confirmer séparément chaque cas impliquant plusieurs magasins, plusieurs lieux ou des produits réglementés.

La loi sur les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux, ainsi que ses décrets et arrêtés ministériels, constituent le cadre national. La page des formulaires du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales présente séparément les procédures de fabrication et de mise sur le marché, de fabrication, d’approbation des produits, de vente en magasin et de vente en gros. [1]

La PMDA effectue l’évaluation scientifique des produits ; elle indique également que, pour les licences de fabrication et de mise sur le marché et les licences de vente en gros, il convient de consulter la préfecture où se situe l’établissement commercial. Le guichet effectivement compétent pour la vente au détail, la vente en gros et certaines activités de fabrication varie selon le lieu. [2]

— Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales : règles, formulaires et politiques.

— PMDA : évaluations et inspections associées.

— Autorités locales : licences des sites situés dans leur ressort.

La licence de vente en magasin est délivrée pour chaque magasin et couvre les médicaments nécessitant un conseil et les médicaments d’usage général. La demande doit préciser le demandeur, le magasin, sa structure et ses équipements ainsi que l’organisation des ventes, et être accompagnée d’un plan et des renseignements relatifs au personnel de gestion. [1]

Cette licence ne permet pas de vendre les médicaments réservés aux pharmacies et ne vaut ni autorisation d’ouverture d’une pharmacie ni autorisation de préparation et de délivrance sur ordonnance. L’examen et l’enregistrement individuel des vendeurs enregistrés ne remplacent pas la licence du magasin. [1] [2]

— Déposer une demande pour chaque magasin.

— Vendre dans les limites du périmètre approuvé.

— Vérifier séparément la préparation et la délivrance, ou les produits réglementés.

La licence de vente en gros est délivrée par établissement commercial. Les ventes sont limitées aux destinataires prévus par la loi, notamment les pharmacies, les opérateurs de fabrication et de mise sur le marché, les fabricants, les autres vendeurs, les hôpitaux et les cliniques ; la vente au détail au public n’est pas autorisée. [1]

En principe, chaque établissement doit être géré par un pharmacien ; une exception ne s’applique que lorsque seuls sont vendus des produits désignés par arrêté ministériel comme ne nécessitant pas une gestion par un pharmacien. La page de Tokyo consacrée aux nouvelles demandes mentionne les plans, les informations sur la personne morale, les documents relatifs au lien avec le gestionnaire et à ses qualifications, et précise qu’une enquête sur place intervient après la demande ; il s’agit d’un exemple local. [1] [2]

— Contrôler le respect des catégories de clients autorisées par la loi.

— Affecter à chaque établissement commercial un gestionnaire et des installations conformes.

— Vérifier séparément la chaîne du froid, le partage d’entrepôt et les catégories particulières de produits.

La fabrication est interdite sans licence de fabrication. La licence est délivrée par site de fabrication, avec examen de la structure et des équipements ; les nouvelles licences et les renouvellements peuvent faire l’objet d’un examen documentaire ou d’une inspection sur place. Tout changement ou ajout de catégorie nécessite une autorisation préalable. [1]

La durée habituelle de la licence de fabrication de médicaments est de 5 ans ; celle de la licence de fabrication de préparations en pharmacie est de 6 ans. Les indications de Tokyo distinguent notamment la fabrication générale, la fabrication stérile et les activités limitées au conditionnement, à l’étiquetage ou au stockage. Pour les catégories de produits concernées, la conformité aux GMP est liée à l’approbation du produit. [2] [3]

— Déterminer la catégorie de licence selon les opérations réalisées.

— Vérifier d’abord le site, les équipements et le responsable de fabrication.

— Obtenir séparément la licence de fabrication et de mise sur le marché et l’approbation des produits.

Le gestionnaire d’un magasin est un pharmacien ou un vendeur enregistré ; un établissement de vente en gros est en principe géré par un pharmacien. Le responsable de fabrication d’un site de fabrication est en principe un pharmacien, tandis que l’entité responsable de la fabrication et de la mise sur le marché désigne séparément des responsables de la qualité et de la gestion de la sécurité après commercialisation ; chacune de ces exigences comporte des exceptions limitées prévues par la loi. [1]

Le statut de vendeur enregistré repose sur un examen et un enregistrement individuels. Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales publie également des formulaires de demande d’enregistrement, de modification du registre et de réémission du certificat. L’enregistrement individuel est distinct de la licence du site et ne prouve pas, à lui seul, le droit de travailler au Japon ni l’habilitation à exercer toutes les activités. [2]

— Nommer le personnel pour chaque site.

— Vérifier les titres professionnels, les enregistrements et les restrictions de cumul de fonctions.

— Les responsabilités de fabrication et de mise sur le marché ne peuvent être assumées d’office par un distributeur.

L'autorisation porte sur un site précis : magasin pour le commerce de détail, établissement commercial pour le commerce de gros et site de fabrication pour la fabrication. La demande concernant un magasin porte sur la structure, les équipements, l'organisation des ventes et le plan des locaux ; les installations de commerce de gros et de fabrication doivent également satisfaire à leurs normes respectives. [1]

Les normes applicables aux installations de fabrication varient selon les opérations et les catégories. Les documents consultés ne publient aucun chiffre uniforme de superficie, de nombre d'étages ou de capacité de stockage applicable à tous les sites ; aucune règle de superficie n'est donc indiquée.

— Les plans doivent refléter les circuits réels.

— Les établissements de commerce de gros peuvent faire l'objet d'une enquête sur place.

— Obtenir confirmation au préalable avant toute transformation ou tout déménagement.

Commencer par déterminer la classification et distinguer les activités, puis confirmer le guichet compétent auprès de l'autorité locale. Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales propose des formulaires distincts pour la vente en magasin, le commerce de gros, la fabrication, la fabrication et commercialisation, l'approbation des produits, les modifications mineures et les produits fabriqués à l'étranger. [1]

La demande de commerce de gros à Tokyo constitue un exemple local : elle exige un formulaire de demande, un plan des locaux, des documents relatifs à la personne morale et au gestionnaire, puis une enquête sur place. La PMDA précise que les formulaires liés à l'approbation des produits doivent être soumis en japonais ; cette exigence ne peut être étendue à tous les documents locaux sans vérification. [2] [3]

— Obtenir la liste locale la plus récente.

— Préparer séparément les documents relatifs au site, aux produits et au dédouanement.

— Prévoir du temps pour l'enquête et la fourniture de pièces complémentaires.

L'autorisation de vente est renouvelée tous les 6 ans ; l'autorisation de fabrication ordinaire est valable 5 ans, et celle de fabrication de préparations officinales, 6 ans. La durée de l'autorisation ne correspond pas à celle de l'approbation des produits, du statut BPF ou des autorisations relatives aux médicaments contrôlés. [1] [2]

Aucun montant national de frais de première demande ni délai national d'instruction ne peut être généralisé de manière fiable. Tokyo indique des frais de 34,100 yens pour une nouvelle autorisation de commerce de gros dans certaines zones de son ressort ; la préfecture d'Aichi indique des frais de renouvellement de 12,300 yens et un délai standard de traitement de 14 ou 19 jours. Il s'agit uniquement d'exemples locaux. [3] [4]

— Activité de vente : renouvellement tous les 6 ans.

— Fabrication ordinaire : renouvellement tous les 5 ans.

— Confirmer les frais et délais en vigueur selon le lieu.

L'activité de vente exige un renouvellement dans les délais et le maintien du site réel, du gestionnaire, de la catégorie d'autorisation et de la situation déclarée. Les sites de fabrication doivent conserver les dossiers de fabrication, d'essais et autres pendant au moins 3 ans ou jusqu'à 1 an après la date de péremption du produit, selon la durée la plus longue ; les catégories de produits concernées doivent respecter les BPF. [1]

Les explications de Tokyo précisent également que les opérateurs de fabrication et commercialisation et les fabricants doivent conclure, avant la fabrication, un accord qualité définissant les opérations, le contrôle qualité, la libération et les communications relatives aux changements. Les lignes directrices de la PMDA concernant les sites de fabrication étrangers indiquent que la conformité aux BPF constitue une condition d'approbation des produits et que des inspections périodiques peuvent avoir lieu. [1] [2]

— Vente : maintenir les locaux et la gestion.

— Fabrication : tenir les dossiers et maintenir la conformité aux BPF.

— Fabrication et commercialisation : maintenir la gestion de la qualité et de la sécurité.

Le ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales propose des formulaires distincts pour les modifications, suspensions, cessations et reprises d'activités de vente, les modifications des activités de fabrication et de fabrication et commercialisation, les modifications partielles des produits, les notifications de modifications mineures et la succession aux approbations ; les sites, les entreprises et les produits ne relèvent pas d'une procédure de modification unique. [1]

Tokyo n'est cité qu'à titre d'exemple local : pour le commerce de gros, le passage d'une personne physique à une personne morale, le changement d'exploitant, le déménagement ou la rénovation complète, ainsi que la reconstruction, le déménagement ou le changement d'exploitant d'un site de fabrication, exigent une nouvelle autorisation ; les modifications de certains éléments désignés relatifs à la fabrication doivent être déclarées dans les 30 jours suivant le changement. Pour les autres régions, consulter le guichet compétent. [2] [3]

Il ne faut pas présumer qu'une transaction sur participations, une fusion ou une cession d'activité entraîne un transfert automatique ou est nécessairement sans effet sur les autorisations ; avant la transaction, vérifier séparément les autorisations des sites, les autorisations de fabrication et commercialisation et la succession aux approbations des produits.

— Distinguer les changements d'entité, de site, de personnel, d'installations et de produits.

— Confirmer s'il s'agit d'une déclaration, d'une modification du titre, d'un renouvellement ou d'une nouvelle autorisation.

— Prévoir des conditions préalables réglementaires pour la transaction.

La fabrication et commercialisation de médicaments exige en principe une approbation pour chaque produit ; le demandeur doit détenir l'autorisation correspondante de fabrication et commercialisation, et le site de fabrication doit disposer d'une autorisation de fabrication ou d'une reconnaissance en tant que fabricant étranger, tout en satisfaisant aux exigences de qualité, d'efficacité, de sécurité et de gestion de la qualité applicables. [1]

Les importations commerciales ne sont pas automatiquement couvertes par une autorisation de vente au détail ou de commerce de gros. Selon le Bureau régional de la santé et des affaires sociales de Kanto-Shinetsu, l'importation, aux fins de fabrication et commercialisation, de médicaments et autres produits déjà approuvés, certifiés ou notifiés exige la présentation de l'autorisation d'activité et des documents relatifs aux produits lors de chaque dédouanement ; la vente commerciale exige également les autorisations de l'entreprise et les approbations par produit, entre autres. [2]

Pour les produits fabriqués à l'étranger, une entité japonaise qualifiée de fabrication et commercialisation peut être désignée. Les stupéfiants, psychotropes, précurseurs de stimulants et autres substances font l'objet d'autorisations ou de déclarations distinctes pour l'importation, l'exportation, la fabrication, le commerce de gros, la vente au détail et les opérations individuelles ; les règles concernant le transport pour usage personnel ne constituent pas une voie commerciale. [3] [4]

— Vérifier, pour chaque produit, l'approbation et le statut du site de fabrication.

— Vérifier, pour chaque lot, l'importateur, les documents et les procédures au point d'entrée.

— Appliquer les procédures spécifiques aux produits contrôlés.