Comment devons-nous réagir si des services répressifs (tels que les douanes de Hong Kong ou la police) demandent à consulter nos registres de distribution de médicaments ?

Vous devez coopérer avec les autorités chargées de l’application de la loi lorsqu’elles présentent une demande légitime, tout en suivant certaines procédures afin de protéger les droits et intérêts légitimes de l’entreprise et de ses clients. La marche à suivre est la suivante : 1. Vérifier l’identité et l’autorisation : demandez d’abord poliment à l’agent de présenter sa pièce d’identité ainsi que le mandat de perquisition ou tout autre document attestant de son autorisation légale. Vous êtes en droit de vérifier qu’il est habilité à agir. 2. Contacter la direction et le conseiller juridique : informez immédiatement la direction générale de l’entreprise et/ou son conseiller juridique afin qu’ils soient au courant de la situation et puissent vous guider. 3. Clarifier le périmètre et accompagner l’agent : déterminez clairement quels documents l’agent souhaite consulter (par exemple, ceux qui concernent un médicament, une période ou un client en particulier). Pendant la consultation des documents, désignez un membre expérimenté du personnel pour accompagner l’agent en permanence, sans entraver son travail. 4. Fournir des copies plutôt que les originaux : fournissez autant que possible des copies des documents. Si l’agent insiste pour emporter les originaux, exigez un reçu détaillé énumérant tous les documents emportés. 5. Consigner le déroulement : consignez en détail l’incident, notamment le nom des agents, leur service, leurs heures d’arrivée et de départ, ainsi que la liste de tous les documents consultés ou emportés.