Si un organismo de aplicación de la ley, como la Aduana de Hong Kong o la policía, solicita consultar nuestros registros de distribución de medicamentos, ¿cómo debemos responder?

Debe cooperar ante las solicitudes legítimas de las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley, pero también seguir ciertos procedimientos para proteger los derechos e intereses legítimos de la empresa y sus clientes. Proceda correctamente de la siguiente manera: 1. Verifique la identidad y la autorización: solicite cortésmente que la persona presente su identificación y una orden de registro u otros documentos de autorización legal pertinentes. Tiene derecho a confirmar que está legalmente autorizada. 2. Contacte con la dirección y el asesor jurídico: informe de inmediato a la alta dirección de la empresa o a su asesor jurídico para que estén al tanto y le orienten. 3. Aclare el alcance y acompañe a los agentes: averigüe con claridad qué registros desean consultar (por ejemplo, los relativos a determinados medicamentos, periodos o clientes). Asigne a un empleado sénior para que los acompañe durante la consulta, sin obstaculizar su labor. 4. Facilite copias, no originales: en la medida de lo posible, entregue copias de los registros, no los originales. Si los agentes insisten en llevarse los originales, exija un recibo detallado que enumere todos los documentos retirados. 5. Documente el proceso: registre detalladamente lo sucedido, incluidos los nombres de los agentes, sus departamentos, las horas de llegada y salida, y una lista de todos los documentos consultados o retirados.