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LICENCES PHARMACEUTIQUES À HONG KONG

Qu’est-ce qu’un dossier maître du site (Site Master File, SMF) ? Les grossistes en médicaments doivent-ils en préparer un ?

Interprétation complète des fondements réglementaires, des conseils de Drew Tang et des avertissements concernant les risques. Le document source date de 2025 ; veuillez le consulter en tenant compte des dernières exigences officielles.

Guide d’origine, édition 2025 : Cette FAQ sert de référence pour rechercher des sujets ; toutes les réponses n’ont pas été vérifiées individuellement au regard des règles en vigueur. Pour les frais, le personnel, les renouvellements, les changements et les conditions applicables aux produits, consultez l’analyse approfondie correspondant au type de licence et vérifiez les exigences officielles en vigueur.

Drug Office du Département de la santé Chinese Medicines Board

Q324 · Catégorie G : Gestion de la qualité et système de conformité (Q301-Q350)
Le Site Master File (SMF) est un document rédigé par le titulaire de licence qui décrit la conformité de l’ensemble de ses activités soumises à licence, telles que la vente en gros de médicaments, aux GDP. Il s’apparente à un « CV des locaux » et présente à l’autorité de réglementation une vue d’ensemble complète et concise de la politique de management de la qualité, du personnel, des installations, des équipements, du système documentaire et des opérations de l’entreprise. Son contenu suit généralement un format normalisé et comprend notamment les informations sur l’entreprise, une présentation du QMS, l’organisation du personnel, une description des locaux et équipements, la gestion documentaire et un aperçu des principaux processus opérationnels, tels que l’approvisionnement, le stockage, la distribution et les rappels. Le SMF est obligatoire pour les fabricants de médicaments. Pour les grossistes, bien qu’il ne soit pas exigé par la loi à Hong Kong, il est vivement recommandé en tant que bonne pratique.

📘 Références réglementaires

Les lignes directrices des BPF PIC/S précisent en détail le format et le contenu du SMF (PE 008-4). Bien que ce document vise directement les fabricants, son cadre et ses principes présentent un intérêt important pour les grossistes souhaitant démontrer clairement aux autorités de réglementation leur conformité aux GDP.

📗 Recommandations de Drew Tang

Nous recommandons vivement à nos clients de rédiger et de tenir à jour de leur propre initiative un SMF. Lors d’une demande de licence ou d’une inspection, la présentation spontanée d’un SMF détaillé et clairement structuré peut aider considérablement les inspecteurs à comprendre rapidement vos opérations et démontrer votre professionnalisme et votre transparence, ce qui contribue à créer une première impression favorable. Il constitue également un excellent outil d’auto-évaluation, qui vous aide à examiner systématiquement votre situation en matière de conformité.

📕 Avertissement sur les risques

Bien que l’absence de préparation d’un SMF n’entraîne pas directement de sanction, l’absence d’un tel document-cadre peut compliquer et ralentir les échanges dans le cadre d’une inspection complexe. Si l’inspecteur doit consacrer trop de temps à comprendre les faits élémentaires, cela peut influer sur son appréciation générale de la maturité de gestion de votre société.

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Tang Shangyong (Drew Tang), responsable commercial, examine avec vous, en tête-à-tête, les produits, le modèle d’activité, le type de licence et les éléments à préparer. Le périmètre précis des services est confirmé dans une proposition écrite ; les responsabilités pharmaceutiques sont assumées par des personnes légalement qualifiées, et la décision d’approbation relève de l’autorité compétente.

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