Q147 · La société doit-elle désigner une personne…

Q147 · Catégorie C : admissibilité à la demande et exigences relatives au personnel (Q101-Q150)

La loi n’impose pas la désignation officielle d’un « remplaçant » ou d’un « suppléant » RP/pharmacien dans le cadre d’une demande de licence ou des activités quotidiennes. L’exigence légale est qu’une personne qualifiée et agréée occupant une fonction clé soit en poste à tout moment. Toutefois, du point de vue de la continuité des activités et de la gestion des risques, il est extrêmement judicieux et professionnel de prévoir un plan de succession ou de remplacement temporaire efficace. Les grossistes ou fabricants de médicaments de grande taille désignent généralement un adjoint ou un cadre supérieur qui possède également les qualifications requises pour éventuellement devenir RP et connaît toutes les responsabilités concernées, afin de pouvoir remplacer rapidement le RP en cas de congé ou de départ soudain. Pour une pharmacie, même si deux pharmaciens ne peuvent pas occuper simultanément la fonction de « pharmacien responsable », elle peut établir des contacts avec des pharmaciens remplaçants (« locum pharmacists ») afin d’assurer temporairement le remplacement du pharmacien principal en cas de maladie ou de congé et de maintenir une activité légale.

📘 Références réglementaires

L’exigence fondamentale de la réglementation est une « présence continue en fonction », et non la désignation d’un remplaçant. Toutefois, des orientations telles que le Code de pratique des marchands de médicaments encouragent les titulaires de licence à mettre en place un système de management de la qualité solide, dont la gestion de la continuité du personnel fait partie.

📗 Recommandations de Drew Tang

RGYS peut aider à structurer les postes, les justificatifs de qualifications et la répartition des responsabilités selon le périmètre défini par écrit ; l’adéquation des candidats, leur nomination et leur présence effective en poste restent à vérifier par le demandeur et les personnes légalement qualifiées, sans engagement de fourniture ni de certification de personnel. Une personne susceptible de remplacer le RP peut participer à toutes les réunions et formations pertinentes en matière de conformité, afin de disposer des mêmes informations à jour. Pour une pharmacie, il convient d’établir une liste fiable de contacts de pharmaciens remplaçants. Cela témoigne de la maturité de la gestion de l’entreprise et de son engagement en faveur de la continuité de l’activité.

📕 Avertissement sur les risques

L’absence de plan de secours présente un risque majeur : si un membre du personnel clé quitte soudainement l’entreprise ou devient incapable d’exercer ses fonctions, celle-ci se retrouve immédiatement en situation de non-conformité. Le recrutement et la nomination de nouveaux membres du personnel qualifiés prennent du temps ; pendant cette période de transition, l’entreprise peut être contrainte de suspendre toutes ses activités sous licence, ce qui entraîne d’importantes pertes commerciales et la perte de clients.

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Tang Shangyong (Drew Tang), responsable commercial, examine avec vous, en tête-à-tête, les produits, le modèle d’activité, le type de licence et les éléments à préparer. Le périmètre précis des services est confirmé dans une proposition écrite ; les responsabilités pharmaceutiques sont assumées par des personnes légalement qualifiées, et la décision d’approbation relève de l’autorité compétente.

La société doit-elle désigner une personne suppléante ou remplaçante pour la personne responsable (RP) ou le pharmacien inscrit ?

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