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法规要求记录至少保存两年,我们是否有必要保存更长时间?

完整解读监管依据、唐生建议与风险提示。原稿为2025年资料,请结合官方最新要求阅读。

原指南2025年版:本问答供主题检索参考,未全部逐条按现行规则核验;费用、人员、续期、变更及产品条件,请结合对应牌种的专业深读与官方当期要求确认。

卫生署药物办公室 中药组

Q374 · H类:持牌运营与日常监管(Q351-Q400)
法规规定的“至少两年”是一个最低要求,但在实践中,出于审慎和风险管理的考虑,许多公司会选择将关键记录保存更长的时间。例如,对于批次生产记录和分销记录,一个普遍的最佳实践是将其保存至药品有效期过后至少一年。这样做的好处是,如果在药品临近有效期或过期后不久才发现质量问题或出现不良反应报告,您仍然能够追溯到完整的生产和分销历史来进行调查。对于一些与公司运营、验证、或关键设备相关的记录(如验证报告、关键人员培训记录、变更控制记录等),则建议永久保存或至少保存到相关系统或设备退役后相当长的一段时间。

📘 监管依据

《药剂业及毒药规例》(Cap. 138A)规定毒药的购销记录须保存至少两年。《药物批发商执业守则》也普遍采用此最低标准。但GMP指引通常建议更长的保存期限。

📗 唐生建议

我们建议客户制定一份清晰的文件保留政策(Document Retention Policy),根据不同记录的性质和重要性,设定不同的保留期限,而不是一刀切。例如,财务记录可能需遵循税务法规保留7年,而批次记录则遵循“有效期+1年”的原则。对于电子记录,要确保其在整个保留期内的可读性和完整性,需要考虑技术更迭带来的兼容性问题。

📕 风险提示

仅仅满足最低两年的要求,可能会在特定情况下使您处于不利境地。例如,如果一个有效期为三年的药品在上市两年半后被发现问题,而您已经销毁了相关记录,将无法有效地进行调查或在法律纠纷中为自己辩护。过早销毁记录,实际上是销毁了保护自己的证据。

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