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HONG KONG DRUG LICENSING

在质量管理体系中,记录保存(Record-Keeping)的具体要求是什么?需要保存多久?

完整解读监管依据、唐生建议与风险提示。原稿为2025年资料,请结合官方最新要求阅读。

原指南2025年版:本问答供主题检索参考,未全部逐条按现行规则核验;费用、人员、续期、变更及产品条件,请结合对应牌种的专业深读与官方当期要求确认。

卫生署药物办公室 中药组

Q305 · G类:质量管理与合规体系(Q301-Q350)
在药品批发行业,完善的记录是证明合规操作和实现产品可追溯性的唯一途径。GDP要求对所有关键活动都进行清晰、准确、及时的记录。这些记录必须能够完整地重现每一批药品的“生命轨迹”,从采购、收货、入库、储存、拣选、销售到最终发货。具体需要保存的记录包括但不限于:采购订单、发票、收货检查记录、库存记录、温湿度监控记录、销售订单、发货记录、客户资质证明、员工培训记录、内部审核报告、投诉处理记录、召回记录等。所有记录都应以安全、有序的方式保存,并能随时提供给监管机构查阅。

📘 监管依据

《药品优良运销规范》(GDP)明确规定,所有与药品分销相关的记录都必须保存。关于保存期限,《药剂业及毒药规例》(Cap. 138A)第28条要求,有关毒药的销售和供应记录(即“毒药册”)必须自最后一次记项日期起计,保存至少两年。

📗 唐生建议

虽然法规对毒药记录的最低要求是两年,但我们通常建议客户将所有与药品相关的交易和质量记录至少保存至药品有效期过后一年,以策万全。对于电子记录系统,必须确保其数据的完整性、安全性和可追溯性,并有可靠的备份和恢复程序。在实践中,清晰的记录不仅为了应付检查,更是企业进行自我评估、追踪问题和持续改进的宝贵财富。

📕 风险提示

记录不全或无法提供是巡查中最常见且最容易被处罚的缺陷之一。如果无法提供完整的药品追溯链条,监管机构会认为您的管理失控,无法保证药品质量。在发生产品召回等紧急事件时,记录的缺失将使您无法有效行动,从而放大风险,并可能因此承担更严重的法律责任。

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