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在質量管理體系中,記錄保存(Record-Keeping)的具體要求是什麼?需要保存多久?

完整解讀監管依據、唐生建議與風險提示。原稿為2025年資料,請結合官方最新要求閲讀。

原指南2025年版:本問答供主題檢索參考,未全部逐條按現行規則核驗;費用、人員、續期、變更及產品條件,請結合對應牌種的專業深讀與官方當期要求確認。

衞生署藥物辦公室 中藥組

Q305 · G類:質量管理與合規體系(Q301-Q350)
在藥品批發行業,完善的記錄是證明合規操作和實現產品可追溯性的唯一途徑。GDP要求對所有關鍵活動都進行清晰、準確、及時的記錄。這些記錄必須能夠完整地重現每一批藥品的“生命軌跡”,從採購、收貨、入庫、儲存、揀選、銷售到最終發貨。具體需要保存的記錄包括但不限於:採購訂單、發票、收貨檢查記錄、庫存記錄、溫濕度監控記錄、銷售訂單、發貨記錄、客户資質證明、員工培訓記錄、內部審核報告、投訴處理記錄、召回記錄等。所有記錄都應以安全、有序的方式保存,並能隨時提供給監管機構查閲。

📘 監管依據

《藥品優良運銷規範》(GDP)明確規定,所有與藥品分銷相關的記錄都必須保存。關於保存期限,《藥劑業及毒藥規例》(Cap. 138A)第28條要求,有關毒藥的銷售和供應記錄(即“毒藥冊”)必須自最後一次記項日期起計,保存至少兩年。

📗 唐生建議

雖然法規對毒藥記錄的最低要求是兩年,但我們通常建議客户將所有與藥品相關的交易和質量記錄至少保存至藥品有效期過後一年,以策萬全。對於電子記錄系統,必須確保其數據的完整性、安全性和可追溯性,並有可靠的備份和恢復程序。在實踐中,清晰的記錄不僅為了應付檢查,更是企業進行自我評估、追蹤問題和持續改進的寶貴財富。

📕 風險提示

記錄不全或無法提供是巡查中最常見且最容易被處罰的缺陷之一。如果無法提供完整的藥品追溯鏈條,監管機構會認為您的管理失控,無法保證藥品質量。在發生產品召回等緊急事件時,記錄的缺失將使您無法有效行動,從而放大風險,並可能因此承擔更嚴重的法律責任。

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