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在進行場地視察時,衞生署官員會重點關注哪些文件記錄?

完整解讀監管依據、唐生建議與風險提示。原稿為2025年資料,請結合官方最新要求閲讀。

原指南2025年版:本問答供主題檢索參考,未全部逐條按現行規則核驗;費用、人員、續期、變更及產品條件,請結合對應牌種的專業深讀與官方當期要求確認。

衞生署藥物辦公室 中藥組

Q169 · D類:處所場地與倉儲規範(Q151-Q200)
衞生署的場地視察遠不止是看硬件設施,文件記錄的審查是評估您管理體系是否有效的核心。官員們會像審計師一樣,系統性地檢查您的文件。他們重點關注的文件通常包括:1. **質量管理體系文件**:質量手冊、全套標準操作程序(SOPs)。2. **人員文件**:關鍵人員(如負責人、質量經理)的履歷和資質證明、所有員工的培訓記錄。3. **處所和設備文件**:處所的租賃合同和平面圖、主要設備(如冷庫、冰箱)的驗證/確認報告、所有監測設備(如溫度計)的校準證書。4. **操作記錄**:完整的溫濕度監測記錄(包括任何超標調查報告)、清潔記錄、蟲害控制記錄、收貨和發貨記錄。5. **產品相關記錄**:供應商和客户的資質檔案、藥品的採購訂單和銷售發票、退貨和召回處理記錄。6. **受管制藥物記錄**:如適用,危險藥物登記冊和毒藥銷售記錄。

📘 監管依據

《良好分銷規範》(GDP)的多個章節都強調了“文件化”(Documentation)的重要性,要求“所有流程都應有書面程序,並保存相關記錄”,以提供一個可供審計的追蹤路徑(Audit Trail)。

📗 唐生建議

我們建議客户建立一個清晰的文件索引系統,將所有可能被查閲的文件分門別類地存放在指定的文件夾或檔案櫃中。在視察當天,指派一名熟悉所有文件的員工(通常是質量經理)專門負責配合官員查閲文件。文件的整潔、有序和完整性,能極大地提升官員對您公司管理水平的信心。

📕 風險提示

“沒有記錄就等於沒有發生”,這是監管機構的黃金法則。如果您聲稱每天都檢查溫度,但拿不出連續的記錄,官員就會認定您沒有做。文件記錄的缺失、偽造或不一致是視察失敗的主要原因之一。特別是關鍵記錄(如校準證書、溫濕度記錄)的缺失,幾乎是“一票否決”的缺陷。

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