Licencias farmacéuticas en Estados Unidos

El cumplimiento normativo de las actividades de comercialización de medicamentos en Estados Unidos se determina por actividad, producto y ubicación, no mediante una única licencia nacional de aplicación general. La dispensación minorista se rige principalmente por el sistema de licencias farmacéuticas del estado donde se opera; la venta mayorista de medicamentos con receta y la logística de terceros deben cumplir tanto los requisitos estatales de licencia como el marco de socios comerciales autorizados de la DSCSA; la fabricación, el reenvasado o el reetiquetado activan obligaciones federales, como el registro de establecimientos ante la FDA, la inclusión de medicamentos en la lista y las CGMP.

Los requisitos de titularidad extranjera, forma societaria, capital mínimo, superficie y presencia local no pueden resumirse en este documento como reglas nacionales uniformes. Deben verificarse individualmente según el estado previsto para las operaciones, la estructura efectiva de propiedad, si se realizarán entregas a pacientes de ese estado, si se manejarán sustancias controladas y las categorías concretas de productos. El hecho de que California recopile información sobre propiedad, finanzas y control de gestión en las solicitudes de farmacia solo ilustra el caso de ese estado y no puede extrapolarse a todo Estados Unidos.

— Trace primero el flujo de actividades: determine en qué estado y bajo qué entidad se realizan la fabricación/el reenvasado, la importación, el almacenamiento y la logística, la venta mayorista, la distribución en línea y la dispensación farmacéutica.

— Gestione por separado el registro y la inclusión en listas de la FDA, la autorización de comercialización del producto, las licencias estatales de establecimientos, las licencias profesionales individuales y el registro ante la DEA.

Las funciones de la FDA incluyen el registro de establecimientos farmacéuticos y la inclusión de medicamentos en listas, las solicitudes de autorización de comercialización de productos, la revisión de importaciones, las CGMP y la seguridad de la cadena de suministro conforme a la DSCSA. La base de datos de registro de establecimientos de la FDA es distinta de la base de datos de informes anuales de mayoristas/proveedores de logística de terceros (3PL): la primera no incluye a los mayoristas ni a los 3PL, y la presentación de informes en la segunda no constituye una aprobación de la FDA ni una determinación de cumplimiento.

La DEA supervisa el registro de sustancias controladas. Las juntas estatales de farmacia u otras autoridades estatales de licencias supervisan las licencias estatales de farmacias, mayoristas y personal pertinente. En California, por ejemplo, los cambios en responsables y establecimientos de farmacias, mayoristas y 3PL se tramitan ante la junta estatal; los demás estados deben verificarse por separado.

— Verifique por separado las licencias y los registros de la FDA, la DEA y las autoridades estatales.

La licencia de un establecimiento de farmacia minorista no sustituye el registro de un establecimiento farmacéutico ante la FDA; debe consultarse a la junta de farmacia o a la autoridad de licencias designada del estado donde se prevé operar. El ejemplo de California muestra que la junta puede conceder licencias de farmacia a personas físicas, sociedades, corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades, e investigar la información de las solicitudes relativa a propiedad, finanzas, beneficiarios efectivos y personas con control de gestión; cada farmacia debe contar con un PIC responsable de sus operaciones diarias. El alcance de esta investigación no constituye un requisito uniforme a nivel nacional.

Las farmacias de otros estados que envíen por correo, transporten o entreguen medicamentos con receta a residentes de California también deben contar con una licencia vigente en su estado de origen y una licencia de farmacia no residente de California. Este ejemplo muestra que no basta con considerar la licencia de farmacia del estado de origen para el comercio electrónico o la distribución interestatal; para cada proyecto deben comprobarse los requisitos según el estado de residencia del paciente, el lugar de dispensación y el modelo logístico.

— Distinga la dispensación a pacientes de la venta mayorista a clientes autorizados y verifique las licencias según el estado de destino del paciente.

La DSCSA establece un marco de identificación electrónica y trazabilidad a nivel de envase para determinados medicamentos con receta y exige que los fabricantes, reenvasadores, mayoristas y dispensadores pertinentes cumplan los requisitos aplicables a los socios comerciales autorizados. La FDA exige que se verifique la licencia vigente de mayoristas/3PL en el sitio web de licencias del estado donde se realizan las operaciones y, además, que se compruebe si han presentado informes en la base de datos de informes anuales de la FDA.

En el ejemplo de California, toda entidad debe contar con una licencia de mayorista antes de vender, distribuir, concertar ventas o devolver medicamentos con receta a empresas o profesionales autorizados; por lo general, los mayoristas no pueden vender directamente a pacientes. Si la actividad consiste únicamente en coordinar el almacenamiento o la logística sin adquirir la titularidad de los productos, también debe determinarse primero si se considera un 3PL; no puede excluirse la aplicación de la DSCSA ni de las licencias estatales por el mero hecho de que la actividad se denomine «logística».

— Verifique la licencia y la condición de socio comercial autorizado de cada almacén, establecimiento comercial y estado en el que se opera.

FDA exige que las empresas nacionales y extranjeras que fabriquen, reenvasen o reetiqueten medicamentos en Estados Unidos registren sus establecimientos e incluyan en los listados los medicamentos comercializados. DECRS explica que las empresas deben registrarse dentro de los cinco días siguientes al inicio de la actividad y completar la presentación anual de renovación entre el 1/10 y el 31/12 de cada año; el estado de registro puede eliminarse de la base de datos en casos de medidas de cumplimiento, caducidad, cancelación o falta de presentación, entre otros.

La fabricación no consiste simplemente en presentar un registro. Los requisitos CGMP de la FDA exigen diseñar, supervisar y controlar adecuadamente los procesos y las instalaciones; establecer un sistema de calidad, materias primas y procedimientos adecuados, investigar desviaciones y disponer de laboratorios de ensayo fiables; y garantizar el estado de las instalaciones, el mantenimiento y la calibración de los equipos, la cualificación y formación del personal y la reproducibilidad de los procesos. La evaluación de las solicitudes de autorización de comercialización de medicamentos nuevos o genéricos también examina si el fabricante dispone de las instalaciones, los equipos y la capacidad necesarios.

— Determine las obligaciones según las actividades reales de fabricación, fraccionamiento, etiquetado, control de calidad o almacenamiento, y conserve los registros CGMP.

La autorización de un establecimiento comercial no implica que una persona tenga cualificación profesional para ejercer. Por lo general, los estados regulan por separado las licencias individuales de farmacéuticos y las de los establecimientos farmacéuticos. El ejemplo de California exige que las farmacias cuenten con un PIC; cuando el PIC de una farmacia local deja el cargo, la farmacia debe notificarlo y proponer un sustituto en un plazo de 30 días, y el PIC sustituto debe recibir la aprobación de la junta. Esta norma solo se aplica a California y no debe presentarse como un requisito nacional uniforme de proporción de cobertura o formación académica.

Los mayoristas y 3PL también pueden estar sujetos a un régimen estatal de responsables. California exige que el mayorista esté gestionado por un DRIC y que cada establecimiento comercial de un 3PL esté gestionado por un gerente responsable; en ambos casos, existe un mecanismo de notificación por escrito cuando la persona deja el cargo. Desde la perspectiva de las CGMP, las empresas fabricantes deben demostrar que el personal está cualificado, que recibe formación y que sus responsabilidades de gestión de calidad están claramente definidas, en lugar de suponer que una licencia individual de farmacéutico cubre automáticamente las actividades de fabricación, venta mayorista o manejo de sustancias controladas.

— Verifique estado por estado las cualificaciones individuales y las normas de sustitución aplicables a farmacéuticos, PIC, representantes designados y gerentes responsables.

Las licencias de domicilios de farmacias y establecimientos mayoristas se determinan a nivel estatal. La FDA recomienda verificar la licencia vigente de mayoristas/3PL en el estado donde se realizan las operaciones; como la base de datos de informes anuales de la FDA muestra registros de licencias por establecimiento, un grupo con varios almacenes, varios estados o varios establecimientos comerciales no debe tratarse como si tuviera únicamente un certificado de su sede central.

Los establecimientos de fabricación deben mantener instalaciones, equipos, limpieza y capacidad de control adecuados dentro de un sistema de calidad CGMP. En las páginas consultadas, la FDA no establece un umbral uniforme de superficie o capital aplicable a todos los productos, por lo que los proyectos no deben inventarlo. El ejemplo de California distingue entre la actualización de una dirección y el traslado efectivo de un establecimiento: la primera puede tramitarse mediante un procedimiento de modificación de la licencia, mientras que el segundo, al igual que un cambio de titularidad, requiere una nueva solicitud.

— Mantenga para cada ubicación los números de licencia, el alcance de las actividades, la persona responsable, el estado de la licencia estatal y la documentación de inspecciones.

Se recomienda completar primero la clasificación de actividades y el mapa de licencias por estado y, después, preparar simultáneamente la documentación para cada autoridad competente. El registro de establecimientos farmacéuticos y la inclusión de medicamentos en listas de la FDA se presentan mediante etiquetado electrónico estructurado de productos (SPL); eDRLS de la FDA indica que los establecimientos registrados deben incluir en la lista cada medicamento que fabriquen y tengan previsto distribuir comercialmente. El registro y la inclusión en listas de la FDA no constituyen una solicitud de autorización de comercialización del producto.

Las solicitudes estatales de establecimientos se tramitan conforme a los formularios, los requisitos de locales y las normas sobre personal locales. La página de solicitudes de farmacia de California publica formularios de solicitud para farmacias comunitarias y no residentes, declaraciones individuales/financieras, información sobre titularidad y formularios de información sobre autorizaciones; la página de mayoristas de California señala, por su parte, las solicitudes de mayoristas/mayoristas no residentes, la documentación de fianzas y las cualificaciones de las personas responsables. Cuando se trate de sustancias controladas, los formularios de nueva solicitud de la DEA distinguen entre farmacias minoristas y categorías de actividad como fabricantes, distribuidores, importadores y exportadores.

— Prepare por separado la documentación relativa a la entidad, la titularidad, la dirección, el personal, la calidad y la cadena de suministro, y los productos, para cada ámbito regulatorio.

La documentación federal consultada proporciona los plazos para el registro de establecimientos y la inclusión en los listados, pero no ofrece una tabla única de tasas y plazos de aprobación de licencias de actividad aplicable a todos los estados, actividades o productos. FDA DECRS especifica que las empresas deben registrarse dentro de los cinco días siguientes al inicio de la actividad y presentar la renovación entre el 1/10 y el 31/12 de cada año; si cambia la información de los listados, eDRLS indica que debe actualizarse en los meses 6 y 12.

Las licencias estatales de establecimientos, los registros de la DEA y las solicitudes de autorización de comercialización de productos tienen sus propios regímenes de tarifas, tramitación y vigencia. No debe prometerse un plazo nacional fijo basándose en formularios de California, indicaciones de tramitación de un solo estado o el ciclo de solicitud de un producto concreto. El presupuesto del proyecto debe determinarse tras consultar a las autoridades competentes correspondientes y verificar los formularios vigentes.

— Incorpore al calendario de cumplimiento las fechas de vencimiento de la FDA, las licencias estatales, los informes de la DSCSA y la DEA.

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Las empresas fabricantes deben mantener vigente su registro de establecimiento ante la FDA, presentar las renovaciones dentro del plazo correspondiente y actualizar la inclusión de los medicamentos en la lista; asimismo, deben mantener un sistema de calidad CGMP. La FDA utiliza el estado de las instalaciones en actividades como inspecciones, vigilancia poscomercialización, retiradas y resiliencia de la cadena de suministro. El incumplimiento de las CGMP puede hacer que los medicamentos se consideren adulterados legalmente y puede generar riesgos como retiradas, incautaciones y mandamientos judiciales.

Los mayoristas y los proveedores de servicios logísticos de terceros (3PL) deben informar anualmente a la FDA de sus licencias estatales y datos de contacto, así como de sanciones disciplinarias estatales o federales importantes; también deben mantener los procesos de trazabilidad de la DSCSA, revisión de socios comerciales autorizados y gestión de productos ilícitos. Las inscripciones de sustancias controladas deben renovarse antes de su vencimiento; la DEA indica que, incluso durante el periodo en que se permite la restitución, no se pueden manipular sustancias controladas una vez vencida la inscripción.

— Mantener un registro de control de las renovaciones de registros, inclusiones en listas, licencias estatales, DSCSA y DEA, y realizar auditorías internas periódicas.

No debe suponerse que una operación con participaciones transfiere automáticamente la licencia para operar con medicamentos. En el ejemplo de California, una operación única o una serie de operaciones que otorgue al adquirente el 50% o más de los derechos económicos constituye un cambio de titularidad; los cambios de titularidad o de ubicación requieren una nueva solicitud, que debe presentarse al menos 30 días antes del cambio. A las transferencias de participaciones del 10% al 49%, entre otros cambios aplicables, se les aplica el procedimiento de modificación de la licencia.

También deben gestionarse por separado las personas responsables, las direcciones y las inscripciones de sustancias controladas. En California, por lo general se debe notificar en un plazo de 30 días la salida del PIC, del DRIC y del gerente responsable de un 3PL; el cambio de dirección ante la DEA requiere contar primero con la licencia estatal para la nueva ubicación. También deben actualizarse en paralelo el registro de la FDA, la inclusión en listas y los informes de la DSCSA.

— Antes de la operación, analizar estado por estado la vía aplicable a los cambios de titularidad, control, ubicación, personas responsables e inscripciones correspondientes.

La autorización de comercialización de un producto es independiente de la licencia de una empresa o farmacia. La FDA indica que, por lo general, un medicamento nuevo necesita una aprobación de NDA antes de comercializarse en Estados Unidos; los medicamentos importados pueden requerir la NDA, ANDA, BLA, monografía de medicamentos de venta libre (OTC) o IND que corresponda. El registro de una empresa, la inclusión de un medicamento en una lista o un NDC no significa que la FDA haya aprobado el producto ni que haya verificado los datos.

Antes de que las empresas extranjeras que fabrican, reenvasan, reetiquetan o recuperan medicamentos importen medicamentos a Estados Unidos, deben registrarse ante la FDA, renovar el registro anualmente e indicar los importadores conocidos y los medicamentos terminados; los medicamentos importados también deben cumplir los requisitos de etiquetado y CGMP. Las normas específicas de la FDA para la exportación de medicamentos de uso humano ordinarios no se han verificado por completo en este documento; solo se ha confirmado que el DEA Form 225 cubre el registro de exportadores de sustancias controladas.

La comercialización de un producto, una licencia estatal o un registro de la FDA no autorizan automáticamente la manipulación de sustancias controladas. La DEA distingue el Form 224 para farmacias del Form 225 para fabricantes, distribuidores, importadores y exportadores; deben verificarse individualmente las categorías, las ubicaciones y los requisitos estatales previos.

— Verificar para cada producto la vía de comercialización, los datos de importación, el etiquetado, la inclusión en listas, las CGMP y el registro aplicable ante la DEA.